""

Olika möten, olika potential

Hur mycket möts vi? Enligt Nordic Bench omsätter konferens- och mötesindustrin i Sverige ca 337 miljarder kronor, med 172 000 arbetstillfällen.

Det är väldigt vanligt bland företag och organisationer att planera någon form av konferens eller möte per år. Enligt undersökningar bedömer Sveriges företagsledare att de även efter pandemin, i större utsträckning, kommer genomföra möten och workshops på distans. Det skulle ju innebära att de antal möten och konferenser som blir kvar leder till ökad konkurrens mellan konferensanläggningarna. Med andra ord kan man säga att möteskakan att dela på krymper.

Kroppsspråk, intonationer och ansiktsuttryck förmedlar känslomässig och personlig information på ett långt mer effektivt sätt än vad ord är kapabla till. Möten skiljer sig från andra former av kommunikation i och med att sina emotionella och mellanmänskliga komponenter, och det är också dessa som ligger till grund för vårt behov att mötas som människor för att må bra, trivas och hålla oss friska.

Mötets komponenter

Möten fyller många olika funktioner, ofta på samma gång. Det handlar om kommunikation, samarbete, gemenskap och mer. I grova drag kan vi identifiera sju olika mötesdimensioner eller syften som ett möte kan uppfylla. 

Att dela information, fatta beslut och att utbilda fungerar bra på distans. Men att bygga relationer, hitta lösningar eller att distansera sig genom någon form av avsked är sammanhang mer lämpade för fysiska möten. Att uppleva är en mötesdimension som än så länge oftast blir bäst fysisk. Men det är inte självklart och digitala upplevelser är lättare att skräddarsy på individnivå och har potential att konkurrera. I affärsvärlden handlar upplevelse främst om att bygga relationer vilket gör att de kommer fortsätta vara fysiska möten.

Sju mötesdimensioner

  1. Dela information: Formellt eller informellt utbyte av tankar, idéer, nyheter och skvaller. Ett möte kan ha syftet att dela kvartalsrapporter eller spaningar om vad konkurrenterna sysslar med. Informationsdelning är ett av de vanligaste syftena för möten.
  2. Fatta beslut: Att gemensamt bestämma något genom diskussion och avstämning.
  3. Hitta lösningar: Att samlas kring något problem för att med gemensamma krafter lösa det.
  4. Bygga relationer: Lära känna nya kunder, medarbetare, och samtidigt dela med sig av sina egna erfarenheter och åsikter. Relationsbyggande är en av grundstenarna i möten.
  5. Uppleva: Att uppleva något tillsammans, inspireras, roas eller få nya perspektiv. Möten är en viktig del i att skapa häpnadsväckande upplevelser och inspirera till kreativitet och glädje. 
  6. Utbilda: Att lära och dela kunskap skiljer sig från att bara dela information.
  7. Distansera: Kanske den jobbigaste formen av möten handlar om att skapa avstånd. Att säga upp sig från jobbet eller att säga farväl föredrar vi oftast att göra genom personliga möten.

Var tonvikten på mötet ligger avgör alltså om det bör genomföras fysiskt eller digitalt. En konferensanläggning som satsar på adrenalinstinna eller kreativa kickoffer verkar ha större chans att hoppas på återgång till det gamla normala efter pandemin än en anläggning med hög andel kunder fokuserade på teoretiska utbildningar.

Möten utomhus verkar också vara ett alternativ som kommer mer och mer, och att genomföra möten i naturen eller under promenader. 

Att välja mötesanläggning

När man väljer mötesplats väger flera aspekter in. Miljön, både fysisk miljö och ett tydligt hållbarhetstänk hos anläggningen, maten, tekniken och lokalerna är bland de viktigaste kriterierna. Lokalerna ska upplevas som trevliga, ändamålsenliga, bidra till kreativitet och vara utrustade med det man behöver. För många är det viktigt att man ska känna sig inspirerad. 

Tillgång till teknisk utrustning och digitala lösningar ses också som viktigt i valet av mötesanläggning. Det är också en förutsättning för att kunna genomföra hybridmöten och involvera de deltagare som befinner sig på distans. 

Sammanfattning

Typen av möte är viktigt för om vi kan förvänta oss om de genomförs fysiskt eller digitalt framöver.

  • Fundera på vilken typ av fysiska möten ni traditionellt har haft i er portfölj och hur sårbar den blir framåt. Det leder också till nya jaktmarker och vilka komponenter som blir viktiga i dessa. 
  • Det blir viktigt att se till att er mötesmiljö möter de krav som mer kreativa och lustfyllda möten innebär ifall det är det era kunder vill ha.
  • Av miljöskäl kan vi förvänta oss att företagskonferenser kommer bokas närmare hemmakontoret vilket innebär att kundkretsen blir mer lokal.
  • Kapacitet att kunna koppla upp många och ha tillräckligt bra stöd för hybridmöten är en hygienfaktor.

logotyper partners

Sidan uppdaterad 22 feb 2023, kl 13:53